Моя система GTD

В наше время многие помешаны на личной эффективности, многие блоггеры делятся советами и рассказывают о своих системах управления временем. Внесу и я свои «пять копеек».

Я уже писал про то, что для списков дел лучшим инструментом в наше время можно признать Remember The Milk (RTM), а лучшей (наиболее стабильной и удобной в работе) системой долговременного хранения разного рода полезной информации — OneNote. Я планировал использовать Remember The Milk и для всяких рутинных списков, и в качестве папки «Входящее» для разного рода информации, с которой на момент ее сохранения еще не понятно, что делать — то ли создать себе задачу на ее основе, то ли заархивировать, то ли просто выкинуть. Но дело в том, что она не очень приспособлена для таких простых потребностей. Во-первых, в ней пока нет возможности присоединять к задаче простые списки. Во-вторых, концепция подзадач продумана не до конца. В результате, пользоваться ими достаточно муторно, интерфейс по работе с подзадачами не продуман, особенно на Android. Визуально программа содержит слишком много элементов, внимание рассеивается. Да, обилие настроек и параметров задач — это хорошо для сложных вещей, но на стадии написания коротких заметок «на лету» важнее визуальная составляющая. Иногда вам и вовсе не нужна система планирования. Скажем, вы идете в магазин прямо сейчас. Вам нужно составить список покупок, ну и разве что вручную упорядочить его по магазинам или типам товаров, вот и все. Вас не интересует дата (потому что вы отправились прямо сейчас), вас не интересует список, в который попадет задача, и вообще больше ничего не нужно, кроме удобного списка, из которого одним кликом можно было бы вычеркивать то, что куплено. Remember The Milk для этого слишком неуклюжа.

Учитывая все эти соображения, я решил, что мне нужна еще одна программа для быстрых заметок, которые после использования можно спокойно удалить, и для списков покупок. Отличным кандидатом стал Google Keep — программа бесплатная, хорошо поддерживаемая, очень быстрая и красивая. Она позволяет делать очень простые вещи вроде списков с галочками, а также заметок (обычных, голосовых, написанных вручную или сфотографированных) — в дороге идеальный вариант. Быстро сфоткать визитку или обложку книги в книжном, записать номер машины, набросать схему прохода к зданию — элементарно. В списках покупок также все делается одним кликом. В общем, Google Keep остается в моем арсенале, пока (или если) Remember The Milk не станет лучше для подобных задач.

В общем, указанные программы я использую следующим образом. Для быстрых заметок «в пути» и списков покупок служит Google Keep. Оттуда записи либо удаляются, либо отправляются в RTM (то, что будет требовать от меня действий в будущем), либо в OneNote (справочная информация).

Мой архив-справочник OneNote включает несколько блокнотов.

  • Личный, где я храню свой дневник, записываю житейские советы, информацию по финансам, покупкам, контактам, полезные ссылки, списки фильмов и книг «на будущее» и прочую мелочь
  • Заметки во время чтения — это конспекты книг, которые я читаю, выполненные рукописью с помощью стилуса или на клавиатуре.
  • Программирование — здесь различные советы, полезные ссылки, идеи — все, что касается моей профессии, разбито по языкам программирования и сферам применения
  • Путешествия — планы, заметки, полезная информация, куда сходить, что поесть и т.п. Город, в котором я живу, я также воспринимаю, как элемент путешествия, поэтому разные советы, что поделать и посмотреть в Москве, также здесь
  • Фотография — советы, приемы фотографии. Это одно из моих хобби, так что я выделил под это дело целый раздел
  • Рабочий блокнот, который я использую только в офисе
  • Детский — советы по воспитанию, идеи игр, какие игрушки купить — это всё здесь.
  • Языки — это другое мое хобби, поэтому все, что касается их изучения, идет в отдельный блокнот. Разбит на секции по языкам
  • Мои проекты. Здесь хранится вся информация по профессиональным проектам вне работы.
  • Дневник — личный дневник, где я кратко описываю события дня (если не ленюсь и есть силы) )

Всё это «архивная» информация, которая не требует от меня конкретных действий. В качестве инструмента планирования и системы напоминаний я пользуюсь Remember The Milk.

Здесь у меня несколько списков (личное (рутина, здоровье, спорт…), работа (текущее), карьера (профессиональное развитие вне основной работы), учеба (языки и прочее), блог (поддержка собственного блога), видео (все фильмы и ролики на просмотр), статьи и книги). Я пользуюсь 2 «местами» для уточнения контекста задачи, если требуется (офис, дом) и тремя тегами: «ожидание» (для исключения из некоторых «умных» списков тех задач, которые ждут действий других людей, «простое напоминание» (для исключения из «умных» списков задач, которые в них не должны присутствовать, но о которых желательно напомнить смской или push-сообщением в определенное время, и «в пути» для тех задач, которые можно выполнить в метро по пути на работу. Все эти вещи важны на этапе ввода новой задачи.

На стадии планирования действий на день и определения следующего действия я пользуюсь несколькими хитрыми «умными» списками-фильтрами, которые сделал по своим критериям, опирающимся на разные параметры задач. Это задачи на утро, в пути на работу, то, на чем сфокусироваться в офисе, «следующие действия» для офиса, задачи на сегодня, кроме офисных, все задачи на сегодня (вечерний обзор), задачи в ожидании, списки «почитать» и «посмотреть» с хитрой сортировкой и, наконец, задачи «на потом«, которые не имеют даты. Пока всех этих списков мне вполне хватает, учитывая, что для списков покупок мне все равно приходится использовать Google Keep.

Я буду рад, если вы поделитесь своими системами планирования личных дел.

Поделиться: Share on LinkedIn0Share on VKShare on Facebook0Share on Google+0Tweet about this on Twitter

6 комментариев

  1. А что в pro функциях есть такое реально такое полезное кроме цветовых меток и подзадач ?

    1. сортировка, группировка, напоминалки на мобильных устройствах, виджеты. не уверен насчет повторяющихся задач еще

  2. Здравствуйте.
    Почитал Ваши заметки про использование RTM. Сам сейчас как раз нахожусь в поиске «идельного» менеджера задача или что то типа того. Было интересно именно сравнение в прошлой статье его с tick-tick и todoist и выделение преимуществ RTM.
    Вопрос — используете ли платный аккаунт или простой и ваше мнение насчет целесообразности платить за pro функции. Достаточно ли обычной версии ? Еще вопрос — не пробовали ли сравнивать RTM и MLO ? Ваше мнение насчет этого задачника. Если пробовали сопоставлять то можно услышать мнение о нем, целесообразность использование по разным критериям.

    1. Здравствуйте! Спасибо за отзыв. Я и сам, если честно, все еще в поиске, настолько близки и неидеальны все GTD-программы. MLO пробовал, но уже не помню, почему сразу забраковал. Или неудобный интерфейс, или перегруженность, или нестабильность. Не помню уже, к сожалению. Сейчас снова дал шанс Todoist, так как RTM идеальна во всем, кроме добавления новых заданий (нет расширений для браузера и т.п.) и отсутствия простых чеклистов и вложенных проектов (опыт подсказал, что вложенные проекты удобны для ряда задач, чеклисты очень удобны для списков покупок и т.п., а вот с подзадачами в любой инкарнации работать как раз неудобно — слишком много издержек). Я еще посматривал в сторону Nirvana, там очень хорошо реализована методика, собственно, GTD. Однако, она еще очень сырая и недостаточно популярная на Андроид. У меня периодически случается желание снова посмотреть «что там нового на горизонте», но, к сожалению, кроме Todoist, TickTick и RTM, ничего не подходит. RTM — стабильность и гибкость управления, Todoist — вездесущность, удобство добавления задач и удобство переопределения сроков. TickTick — лаконичность и удобство в добавлении задач, чеклисты и папки проектов. Что из них выбрать — вопрос сложный. И, конечно, платный аккаунт — Must Have. Особенно это касается RTM. Если не брать платный аккаунт, RTM меркнет по сравнению с конкурентами сильно.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Яндекс.Метрика